Der Umgang mit einer Betriebskostenpauschale ist in § 560 Absatz 1 BGB geregelt.


Hiernach ist der Vermieter berechtigt, bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.


Bei der Erhöhung (und auch Ermäßigung) der Betriebskostenpauschale sind zwei Betriebskostenaufstellungen gegenüber zu stellen. Die der letzten Veränderung der Pauschale zu Grunde liegende Betriebskostenaufstellung (oder -abrechnung) ist mit der aktuellen Aufstellung zu vergleichen, um so dem Mieter die Veränderung der Betriebskostenlast und die sich daraus ergebende Erhöhung der Betriebskostenpauschale zu begründen. Dabei sind alle Betriebskosten in die Abrechnung mit einzubeziehen. Ermäßigen sich einige Kostenpositionen und erhöhen sich demgegenüber andere, so sind die Erhöhungen und Ermäßigungen miteinander zu verrechnen. Führt das Verrechnungsergebnis dazu, dass sich dieses gegenüber dem vorangegangenen Berechnungsergebnis „verschlechtert“ hat, also die Betriebskosten im Vergleich zur letzten Berechnung gestiegen sind, kann der Vermieter die Erhöhung der Pauschale gegenüber dem Mieter verlangen.


Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats, § 560 Absatz 3 Satz 1 BGB.


Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen, § 560 Absatz 3 BGB.


Die Vorgaben für den Umgang mit der Betriebskostenpauschale zwingen den Vermieter dazu, die Betriebskostenpauschale stets darauf hin zu überprüfen, ob diese noch angemessen ist. Insbesondere wenn eine Reduzierung der Betriebskosten gegeben ist, muß der Vermieter ohne schuldhaftes Zögern (unverzüglich) die Pauschale senken. Bei Erhöhungen der Betriebskosten, obliegt es dem Vermieter zu entscheiden, ob er die Pauschale anheben oder die Erhöhung der Betriebskosten selbst tragen möchte.